Nextcloud 35 (Nextcloud Hub 26 Summer): le novità

Nextcloud Hub diventa ancora più semplice da utilizzare

La prima differenza riguarda l’interfaccia. Il menu delle applicazioni viene riorganizzato con icone più riconoscibili e una disposizione più intuitiva. Diventa inoltre possibile aprirlo semplicemente passando il puntatore sul relativo pulsante.

Migliora anche Unified Search, la ricerca unificata che permette di individuare informazioni presenti nelle diverse applicazioni di Nextcloud.

La piattaforma introduce nuove microanimazioni, con l’obiettivo di rendere più comprensibili i passaggi tra le varie schermate, rispettando comunque le preferenze degli utenti che desiderano ridurre gli effetti animati.

Anche i profili delle persone diventano più informativi: passando il puntatore sull’avatar di un collega è possibile ottenere rapidamente ulteriori informazioni.

Sono miglioramenti apparentemente piccoli, ma fondamentali quando una piattaforma viene utilizzata ogni giorno da persone che non hanno necessariamente competenze informatiche avanzate.

Nextcloud Teams: ogni gruppo ha il proprio ambiente di lavoro

Probabilmente una delle novità più importanti della release è la nuova applicazione Nextcloud Teams.

Fino ad oggi i Team erano strettamente collegati alla gestione dei contatti e dei gruppi. Con Hub 26 Summer diventano invece un elemento autonomo della piattaforma.

Ogni Team dispone di una propria pagina, dalla quale i componenti possono accedere alle informazioni e agli strumenti necessari per lavorare insieme.

Possiamo trovare, ad esempio:

• documenti e cartelle del progetto;
• attività e board Deck;
• pagine di Collectives;
• altre risorse condivise con il gruppo.

Quando viene creato un nuovo Team, Nextcloud predispone automaticamente il relativo spazio di lavoro.

Il progetto appartiene al Team, non al suo creatore

La novità che troviamo particolarmente interessante riguarda però la proprietà delle risorse. Immaginiamo che un dipendente crei una board Deck per organizzare un progetto aziendale.

Se quella board appartiene al suo account personale, possono sorgere complicazioni quando la persona cambia ruolo oppure lascia l’organizzazione.

Hub 26 Summer introduce progressivamente il concetto di Team ownership. Le board Deck e le risorse Collectives possono appartenere direttamente al Team anziché all’utente che le ha create.

Questo significa che il progetto continua ad esistere indipendentemente dalle singole persone che vi partecipano.

È un cambiamento concettuale molto importante: i documenti, le attività e le informazioni aziendali dovrebbero appartenere all’organizzazione, non dipendere dall’esistenza dell’account personale del dipendente che li ha creati.

Autonomia, ma con controllo amministrativo

Nextcloud Teams permette inoltre di configurare il livello di autonomia dei gruppi.

L’amministratore mantiene il controllo della struttura generale e può stabilire, ad esempio, le quote di archiviazione assegnate ai nuovi Team.

Alcuni ulteriori strumenti amministrativi sono già previsti per i successivi aggiornamenti minori.

L’obiettivo è trovare un equilibrio tra libertà operativa dei gruppi e governo dell’infrastruttura aziendale.

Nextcloud Tables introduce le relazioni tra tabelle

Un’altra novità che merita particolare attenzione riguarda Nextcloud Tables.

L’applicazione era nata per gestire dati strutturati senza dover utilizzare necessariamente un database o un software gestionale separato.

Con Hub 26 Summer arriva una funzione fondamentale: le colonne relazionali.

Diventa possibile collegare i dati di una tabella a quelli presenti in un’altra.

Immaginiamo, per esempio, di avere tre tabelle:

• Fornitori
• Ordini
• Contratti

Nella prima archiviamo le informazioni anagrafiche dei fornitori.

Nella seconda gli ordini effettuati.

Nella terza i contratti sottoscritti.

Invece di riscrivere ogni volta le informazioni del fornitore, possiamo collegare gli ordini e i contratti alla relativa anagrafica. Quando un dato viene aggiornato nella tabella di origine, le informazioni collegate possono riflettere la modifica.

È una funzione fondamentale per ridurre duplicazioni ed errori.

Le applicazioni aziendali diventano più facili da modificare

Tables migliora inoltre la gestione delle strutture.

È possibile esportare e importare colonne, viste e strutture di applicazioni basate su Tables, applicando le modifiche a tabelle già esistenti senza dover necessariamente eliminare i dati contenuti.

È un miglioramento particolarmente utile quando una piccola applicazione aziendale cresce nel tempo.

Possiamo partire con una tabella relativamente semplice e successivamente aggiungere campi, collegamenti e nuove viste senza dover ricostruire tutto da zero.

Non sorprende che alcune di queste funzioni siano nate anche dall’esperienza delle pubbliche amministrazioni tedesche che utilizzano Tables per gestire processi interni.

Nextcloud Flow e le automazioni

Continua anche l’evoluzione di Nextcloud Flow: le modifiche introdotte in Tables rendono più semplice utilizzare i dati strutturati all’interno dei processi automatici.

Arrivano notifiche legate alle modifiche delle tabelle e gli alias delle colonne, che permettono di costruire automazioni più comprensibili e meno dipendenti dagli identificativi interni del database.

Migliora anche l’integrazione con Windmill.

È inoltre disponibile un’integrazione con Budibase attraverso Orchestration Gateway, che permette di utilizzare ulteriori strumenti per costruire interfacce e automatizzare processi.

Immaginiamo, ad esempio, una richiesta di acquisto interna.

• Un dipendente inserisce la richiesta.
• Il responsabile riceve una notifica.
• Dopo l’approvazione vengono aggiornate le informazioni dell’ordine.
• Un processo esterno può essere attivato attraverso un webhook.

Sono scenari che richiedono naturalmente una configurazione adeguata, ma mostrano bene come Nextcloud possa essere utilizzato anche per piccole applicazioni e processi aziendali, oltre che per documenti e comunicazioni.

Nextcloud Text: commenti direttamente nel documento

Migliora anche Nextcloud Text, l’editor collaborativo utilizzato in numerose applicazioni: arrivano i commenti inline.

È possibile selezionare un punto specifico del documento, aggiungere un commento e permettere agli altri collaboratori di rispondere.

Nextcloud Text introduce inoltre i riferimenti e le note a piè di pagina, utili per documenti tecnici, procedure, relazioni e testi che richiedono citazioni delle fonti.

Migliora anche il confronto tra le versioni precedenti dei documenti Markdown.

L’utente può scegliere tra diverse modalità di visualizzazione delle modifiche, confrontando direttamente il documento oppure il relativo codice Markdown.

Notes introduce la modalità Zen

Anche Nextcloud Notes diventa più comoda.

Arriva una nuova modalità Zen, che nasconde gran parte dell’interfaccia e lascia visibile soltanto l’area di scrittura.

È possibile inoltre creare note utilizzando modelli predefiniti.

Migliora anche la cronologia delle versioni e vengono aggiunte informazioni come il tempo di lettura previsto e la posizione nella quale la nota è archiviata.

Sono modifiche che rendono Notes più adatto ad essere utilizzato quotidianamente per appunti, verbali, documentazione interna e informazioni personali.

Talk: conversazioni riservate e canali aziendali

Una delle novità più interessanti riguarda Nextcloud Talk.

Con Hub 26 Summer vengono introdotte nuove tipologie predefinite di conversazione, pensate per scenari differenti.

Conversazioni riservate

La prima si chiama Classified, cioè conversazione riservata. Si tratta di una configurazione che applica automaticamente regole più restrittive.

Tra queste troviamo:

• disattivazione dei collegamenti pubblici e dell’accesso degli ospiti;
• limitazioni all’inoltro dei messaggi;
• restrizioni alle registrazioni e alle funzioni SIP;
• protezione delle anteprime multimediali;
• impostazioni di scadenza per messaggi e conversazioni.

Una conversazione viene inoltre identificata come sensibile.

Non significa naturalmente che qualsiasi comunicazione diventi automaticamente immune da rischi di sicurezza, ma permette di impostare più facilmente un ambiente nel quale le informazioni devono circolare in maniera controllata.

I nuovi canali

All’estremo opposto troviamo i nuovi Channels che sono pensati per comunicazioni rivolte ad un pubblico più ampio.

In un canale i moderatori possono pubblicare contenuti, mentre gli iscritti possono leggerli e reagire.

Non è quindi una normale conversazione nella quale tutti possono intervenire liberamente.

Possiamo immaginare un canale dedicato a:

• comunicazioni aziendali,
• aggiornamenti di progetto,
• novità organizzative oppure informazioni rivolte ai collaboratori.

I canali possono essere individuati dagli utenti dell’istanza e possono includere anche ospiti, secondo le impostazioni consentite.

Gli annunci

Talk introduce inoltre gli Announcements: a differenza dei normali canali, gli annunci sono rivolti ad un gruppo di destinatari definito.

Gli utenti non possono entrare o uscire autonomamente e la conversazione non viene mostrata tra quelle pubblicamente individuabili.

È una soluzione utile, ad esempio, per comunicazioni direzionali destinate ad un reparto o ad una determinata struttura aziendale.

Talk continua così ad allargare il proprio utilizzo: non soltanto chat e videoconferenze, ma anche comunicazione organizzativa strutturata.

Nextcloud Photos viene completamente rinnovato

Tra le applicazioni che cambiano maggiormente troviamo Nextcloud Photos.

La nuova interfaccia utilizza una griglia più flessibile, con densità regolabile e caricamento delle immagini più fluido.

Migliora sensibilmente anche la ricerca: è possibile esplorare le fotografie attraverso una mappa e utilizzare la nuova funzione Trip Memories, che raggruppa automaticamente le immagini relative allo stesso viaggio.

Arrivano inoltre:

• presentazioni fotografiche;
• riepiloghi annuali;
• miglioramenti alla gestione degli album;
• nuove animazioni e anteprime;
• possibilità di correggere data e posizione delle immagini senza alterare il file originale;
• anteprime dei video al passaggio del mouse.

È un aggiornamento importante perché avvicina Photos all’esperienza offerta dai servizi specializzati nella gestione delle raccolte fotografiche.

Album anche sui dispositivi mobili

Le applicazioni mobili permettono ora di creare, modificare e gestire album fotografici.

Migliora inoltre la sincronizzazione delle cartelle, compresa la possibilità di includere automaticamente le sottocartelle.

Anche in questo caso, una parte del lavoro è stata realizzata attraverso la collaborazione con altri operatori europei, tra cui Deutsche Telekom.

Files: password monouso per le condivisioni

Una novità molto interessante di Nextcloud Files riguarda la sicurezza delle condivisioni. Con Hub 26 Summer è possibile utilizzare una password monouso, o OTP, per autorizzare l’accesso ad un file condiviso.

Il sistema può inviare il codice attraverso la posta elettronica.

Sono inoltre disponibili API che permettono di integrare canali differenti, come i messaggi SMS, attraverso provider specifici.

Il vantaggio è semplice: quando condividiamo un documento attraverso un collegamento, possiamo aggiungere una verifica ulteriore prima di permetterne l’accesso.

È una funzione particolarmente utile quando i documenti vengono condivisi con clienti, fornitori o collaboratori esterni.

Naturalmente l’efficacia della protezione dipende anche da come vengono configurati i canali di consegna delle password e dalla sicurezza dell’account del destinatario.

Nextcloud continua inoltre il lavoro di unificazione delle finestre di condivisione utilizzate dalle varie applicazioni e dai dispositivi.

Euro-Office arriva anche sul desktop

Una delle principali novità annunciate con Hub 26 Summer riguarda Euro-Office.

Presentata come alternativa europea e open source alle tradizionali suite proprietarie, Euro-Office è già utilizzabile attraverso il browser all’interno di Nextcloud. Con questa release viene annunciata anche un’applicazione desktop dedicata.

Il nuovo client è previsto per:

• Windows, nelle architetture x64 e ARM64;
• Linux, x64 e ARM64;
• macOS su Apple Silicon.

L’obiettivo è permettere agli utenti di modificare documenti, presentazioni e fogli di calcolo attraverso un’applicazione locale, continuando però a lavorare sui file conservati in Nextcloud.

È prevista anche la modifica collaborativa dei documenti tra persone che utilizzano il client desktop e altre che lavorano attraverso il browser.

Il download pubblico degli editor desktop è previsto nelle prossime settimane.

Si tratta di un passaggio particolarmente importante per chi preferisce lavorare con applicazioni desktop tradizionali invece che esclusivamente attraverso il browser.

E Collabora Online?

L’arrivo di Euro-Office non significa che Collabora Online scompaia dall’ecosistema Nextcloud. Collabora rimane un’opzione integrabile nella piattaforma e continua a ricevere aggiornamenti.

Con Hub 26 Summer vengono migliorate le funzioni AI disponibili nella barra laterale dell’editor.

È possibile, ad esempio, selezionare differenti toni di voce per la generazione di testi e utilizzare strumenti per creare presentazioni e immagini.

Migliora inoltre la gestione delle presentazioni lunghe, con nuove funzioni per organizzare, espandere e riordinare le sezioni.

In Writer arrivano ulteriori strumenti per la navigazione e la formattazione, mentre Calc introduce miglioramenti al Solver, alle schede e ai comandi di ricalcolo.

Anche la gestione dei commenti viene ampliata.

La presenza di più soluzioni Office continua dunque a rappresentare uno degli aspetti interessanti della piattaforma: l’organizzazione può valutare strumenti differenti senza dover necessariamente cambiare l’intero ambiente di lavoro.

Nextcloud Assistant: arrivano le Skill e l’OCR

Anche Nextcloud Assistant riceve diversi miglioramenti importanti. La prima novità riguarda la possibilità di analizzare direttamente le immagini.

Possiamo caricare una fotografia, una scansione o un documento e chiedere all’Assistant di estrarre o interpretare le informazioni presenti.

Arriva infatti il supporto OCR, utilizzabile anche attraverso componenti eseguiti sulla propria infrastruttura.

È possibile riconoscere testo presente in documenti, ricevute e, nei casi supportati, anche appunti scritti a mano.

Migliora inoltre l’elaborazione delle registrazioni audio, con trascrizioni più leggibili e generazione di sottotitoli.

Assistant può imparare procedure ripetitive

Una novità interessante riguarda le Skill. È possibile definire una procedura composta da più passaggi e successivamente richiamarla attraverso un’unica istruzione.

Immaginiamo, ad esempio, una procedura chiamata:

• “Prepara la riunione settimanale”.

L’Assistant può utilizzare una serie di istruzioni predefinite per recuperare informazioni, organizzare un riepilogo e preparare il materiale necessario.

Un altro miglioramento riguarda le memorie, che permettono di riutilizzare informazioni provenienti dalle conversazioni precedenti quando necessario.

Vengono inoltre ampliate le capacità degli agenti collegati a Mail, Deck, Talk e Tables. Assistant introduce anche la possibilità di programmare attività ricorrenti.

Prestazioni AI migliorate

Nextcloud interviene inoltre sulla velocità di esecuzione.

Le risposte possono essere visualizzate progressivamente mentre vengono generate e migliora la gestione dei processi attraverso Notify Push.

Vengono ottimizzate anche operazioni di manutenzione di Context Chat e l’elaborazione in batch delle richieste.

Come nelle release precedenti, rimane fondamentale distinguere l’interfaccia Assistant dal modello AI utilizzato.

La possibilità di mantenere l’elaborazione sulla propria infrastruttura dipende dalla configurazione e dai componenti effettivamente installati.

Calendar migliora la prenotazione delle sale

Anche Nextcloud Calendar introduce una funzione particolarmente utile nelle organizzazioni con numerosi uffici o sale riunioni. Il nuovo sistema di selezione delle risorse permette di consultare le sale disponibili e verificare immediatamente quali risultino libere nella fascia oraria desiderata.

Gli amministratori possono inoltre gestire le risorse attraverso un’interfaccia web dedicata.

Si tratta di un contributo sviluppato anche grazie alla collaborazione con SURF, organizzazione olandese attiva nel settore dell’istruzione e della ricerca.

Nextcloud Mail: piccoli miglioramenti molto pratici

Continua anche l’evoluzione di Nextcloud Mail. Tra le novità troviamo il supporto all’inoltro dei messaggi attraverso regole Sieve e la possibilità di disattivare la marcatura automatica di un messaggio come letto quando viene aperto.

Migliora inoltre l’editor delle email.

Arrivano anteprime degli allegati, nuove scorciatoie da tastiera e una modalità di composizione più comoda sui dispositivi mobili.

Sono funzioni meno appariscenti rispetto alle novità di Assistant o Office, ma contribuiscono a ridurre le piccole difficoltà che emergono nell’utilizzo quotidiano della posta elettronica.

Un ecosistema che cresce attraverso la collaborazione

Un ultimo aspetto merita attenzione: Nextcloud sottolinea come una parte crescente dello sviluppo sia realizzata insieme a organizzazioni, sviluppatori indipendenti e partner tecnologici.

• La nuova applicazione Teams è stata sviluppata anche sulla base delle esigenze di Dataport.
• La ricerca delle sale del calendario nasce dal contributo di SURF.
• Le evoluzioni di Tables riflettono anche l’esperienza delle amministrazioni dello Schleswig-Holstein.
• Le password monouso per le condivisioni sono state sviluppate insieme a Sendent.

È un modello interessante perché permette di trasformare problemi operativi reali in funzionalità che possono essere utilizzate da tutta la comunità.

Tra le nuove integrazioni compaiono inoltre Budibase e Grist, mentre vengono aggiornati i connettori verso altri servizi, compresa la possibilità di importare fotografie da Google Photos.

Cosa ci piace

Questa volta il protagonista apparente potrebbe essere Euro-Office.

Ed effettivamente l’arrivo di un client desktop rappresenta un passo importante: per molte organizzazioni la possibilità di utilizzare un’applicazione installata sul computer rimane fondamentale.

Ma la novità che troviamo più interessante di Nextcloud Hub 26 Summer è un’altra. Il progetto può finalmente diventare indipendente dalla persona che lo ha creato. Pensiamo ad una piccola azienda con dieci collaboratori: ogni giorno vengono creati documenti, cartelle, attività, appuntamenti e conversazioni. Se queste risorse dipendono principalmente dagli account individuali, prima o poi si presenta un problema.

• Un collaboratore cambia mansione.
• Un responsabile lascia l’azienda.
• Un consulente termina il proprio incarico.

Chi possiede le informazioni? Chi può amministrarle? Chi garantisce la continuità del lavoro?

Con Nextcloud Teams e la nuova logica di proprietà condivisa, la piattaforma affronta direttamente questo problema. Le persone partecipano ai progetti. Ma i progetti appartengono all’organizzazione.

Ci piace molto anche l’evoluzione di Tables.

Le colonne relazionali rappresentano un passo importante verso la costruzione di piccole applicazioni aziendali senza dover necessariamente ricorrere a strumenti esterni.

Allo stesso modo, i canali e gli annunci di Talk trasformano il sistema di messaggistica in uno strumento più adatto anche alla comunicazione organizzativa.

E il nuovo Euro-Office desktop continua a sviluppare un principio che ci sembra fondamentale.

Un ambiente di lavoro integrato non deve obbligarci ad utilizzare un determinato strumento per sempre, ma dovrebbe permetterci di scegliere.

• Quale editor utilizzare.
• Dove conservare i documenti.
• Quale infrastruttura adottare.
• Quale motore AI collegare.
• Chi può accedere alle informazioni.

Con Hub 26 Summer, Nextcloud continua quindi a sviluppare due idee che potrebbero sembrare contraddittorie, ma che in realtà si completano.

Da un lato, rendere le applicazioni sempre più integrate.

Dall’altro, lasciare alle organizzazioni la possibilità di mantenerne il controllo.

Ed è probabilmente proprio questa combinazione a rendere Nextcloud Hub interessante come alternativa ai tradizionali ecosistemi cloud centralizzati.