Come Nextcloud è diventato ufficio digitale per la web agency.
Dalle videoconferenze alla gestione dei progetti, fino alle micro-applicazioni aziendali: l’esperienza di una web agency che ha costruito il proprio modo di lavorare attorno a un’unica piattaforma collaborativa.
Il problema: un’azienda appena nata e un mondo che si ferma: immaginate di fondare una nuova azienda e, appena un mese dopo, trovarvi nel mezzo di una pandemia mondiale.
È esattamente quello che è successo a una web agency che oggi conta circa dieci collaboratori e che, fin dai primissimi mesi di attività, ha dovuto affrontare una sfida organizzativa tutt’altro che banale: come far lavorare insieme persone che non possono condividere lo stesso ufficio?
Nel settore della comunicazione digitale, il lavoro è per sua natura collaborativo. Progetti web, campagne pubblicitarie, presentazioni, offerte commerciali e attività di marketing richiedono un confronto continuo tra professionalità diverse.
Non basta assegnare un lavoro e aspettare che venga completato. Bisogna discutere idee, confrontarsi sulle soluzioni, verificare gli avanzamenti, condividere materiali e prendere decisioni.
Con l’arrivo della pandemia, tutto questo doveva avvenire a distanza.
L’azienda non aveva il tempo di costruire gradualmente una struttura organizzativa tradizionale per poi adattarla allo smart working. Doveva organizzare fin da subito un ambiente digitale capace di sostituire, almeno nelle sue funzioni operative, l’ufficio fisico.
La scelta è stata quella di partire da Nextcloud.
La soluzione: prima le persone, poi i documenti
Nextcloud Talk: una sala riunioni sempre disponibile
Il primo problema da risolvere non era la conservazione dei documenti, ma la comunicazione.
In una web agency il confronto è continuo: una riunione per discutere una proposta, un collegamento veloce per risolvere un problema, una presentazione a un cliente, un incontro tra le persone impegnate sullo stesso progetto.
Per questo motivo, il primo strumento a entrare nell’operatività quotidiana è stato Nextcloud Talk, configurato con High Performance Backend (HPB).
L’adozione di un backend ad alte prestazioni ha permesso di costruire un sistema di videoconferenza adatto a un utilizzo frequente, anche con più partecipanti, senza dipendere dalle limitazioni temporali tipiche di alcune piattaforme commerciali.
Talk è diventato rapidamente un punto di riferimento per le comunicazioni interne e per gli incontri con i team aziendali dei clienti.
Il vantaggio non era soltanto quello di avere a disposizione un sistema per effettuare videoconferenze. Era soprattutto quello di poter organizzare la comunicazione all’interno di un ambiente di lavoro comune.
Le riunioni non erano più qualcosa di separato dal lavoro: erano parte del lavoro.
Documenti condivisi: lavorare insieme, anche da luoghi diversi
Risolto il problema della comunicazione, è emersa una seconda necessità: collaborare sui documenti.
Una web agency produce e modifica continuamente materiali diversi: documenti di progetto, presentazioni, preventivi, proposte commerciali e documentazione operativa.
Il metodo tradizionale, basato sullo scambio di allegati via email, presenta diversi limiti.
Un collaboratore modifica un file, lo invia a un collega, che introduce altre modifiche e lo rimanda al mittente. Dopo pochi passaggi diventa difficile capire quale sia la versione aggiornata, chi abbia apportato una modifica e dove si trovi il documento corretto.
Attraverso Nextcloud Files e l’integrazione con una suite di produttività online, la web agency ha potuto organizzare un archivio condiviso nel quale i collaboratori accedono agli stessi documenti e possono modificarli contemporaneamente.
Un preventivo può essere preparato con il contributo di più persone. Una presentazione può essere revisionata in tempo reale. Un documento di progetto può essere aggiornato senza generare numerose copie.
Il documento non deve più viaggiare tra i collaboratori: sono i collaboratori a lavorare sullo stesso documento.
Questo approccio ha semplificato il lavoro quotidiano, riducendo le duplicazioni e rendendo più naturale la collaborazione a distanza.
Dalla collaborazione all’organizzazione: Nextcloud Deck
Con il consolidarsi dell’attività, la necessità non era più soltanto comunicare e condividere materiali.
Bisognava anche coordinare il lavoro.
Quando dieci persone operano contemporaneamente su più progetti, conoscere lo stato delle attività diventa fondamentale.
Chi sta lavorando a un determinato progetto? Quali attività sono state completate? Quali richiedono ancora un intervento? Cosa rischia di rallentare una consegna?
Per rispondere a queste domande è stato introdotto Nextcloud Deck, lo strumento per organizzare le attività attraverso bacheche e schede.
Ogni progetto può essere suddiviso in attività, assegnate ai collaboratori e organizzate in funzione del loro stato di avanzamento.
Deck consente così di rappresentare visivamente il lavoro da svolgere, quello in corso e quello completato.
La gestione dei progetti diventa più trasparente e, soprattutto, meno dipendente dalla necessità di chiedere continuamente aggiornamenti ai colleghi.
Anche le riunioni cambiano significato: invece di dedicare tempo a ricostruire lo stato dei lavori, si può partire dalle informazioni già disponibili e concentrarsi sui problemi da risolvere.
L’integrazione con gli altri strumenti di Nextcloud permette inoltre di collegare attività, documenti e altre risorse attraverso lo Smart Picker, mantenendo le informazioni correlate all’interno dello stesso ambiente collaborativo.
L’obiettivo non è controllare quanto lavorano le persone, ma permettere a ciascuno di sapere cosa deve fare e di quali informazioni dispone per farlo.
Il passo successivo: Nextcloud Tables e le micro-applicazioni aziendali
È probabilmente questa la parte più interessante dell’esperienza.
Una volta consolidati comunicazione, gestione documentale e organizzazione delle attività, la web agency ha cominciato a utilizzare Nextcloud anche per supportare processi aziendali più specifici.
Non tutti i problemi operativi richiedono l’acquisto di un software gestionale complesso.
Talvolta è sufficiente disporre di una struttura dati condivisa, organizzata secondo le necessità dell’azienda, sulla quale costruire semplici procedure operative.
Con Nextcloud Tables diventa possibile creare tabelle strutturate, definire campi, organizzare informazioni e realizzare piccole applicazioni interne per la raccolta e la gestione dei dati.
Non si tratta necessariamente di sostituire un ERP o un CRM completo, ma di costruire strumenti leggeri per risolvere esigenze concrete.
Il vantaggio è poter adattare questi strumenti ai processi dell’azienda, anziché dover modificare i processi per adattarli alle caratteristiche di un software commerciale.
L’integrazione con Brevo per il direct marketing
Nel caso della web agency, una delle applicazioni più significative riguarda il direct marketing.
L’azienda utilizza Brevo per gestire attività di comunicazione e campagne email, sia proprie sia per conto dei clienti.
Attraverso le API di Brevo è possibile far dialogare le micro-applicazioni aziendali con la piattaforma esterna, realizzando flussi di lavoro personalizzati.
Nextcloud Tables può così diventare l’interfaccia interna attraverso la quale organizzare informazioni operative, mentre l’integrazione software si occupa di comunicare con Brevo per le funzioni previste.
È importante distinguere i due livelli: Tables offre gli strumenti per organizzare i dati; l’integrazione con le API di Brevo richiede uno sviluppo specifico.
In questo modo, una piattaforma inizialmente adottata per effettuare videoconferenze e condividere documenti diventa anche la base sulla quale costruire strumenti di lavoro personalizzati.
È un cambiamento significativo: Nextcloud non è più soltanto un insieme di applicazioni, ma diventa un ambiente nel quale l’azienda può sviluppare parte dei propri processi digitali.
I risultati: un ufficio digitale che cresce insieme all’azienda
L’esperienza di questa web agency dimostra che la trasformazione digitale non deve necessariamente partire da un progetto complesso, costoso e rigidamente pianificato.
In questo caso il percorso è stato progressivo e guidato dalle necessità operative.
- Comunicazione: Talk con HPB per le riunioni interne e con i clienti.
- Collaborazione: documenti condivisi e modificabili contemporaneamente.
- Organizzazione: Deck per assegnare le attività e monitorare gli stati di avanzamento.
- Gestione dei dati: Tables per realizzare micro-applicazioni aziendali.
- Integrazione: collegamento alle API di Brevo per supportare le attività di direct marketing.
Ogni nuovo strumento è stato introdotto per risolvere un problema specifico, senza dover ricostruire ogni volta l’intero ambiente di lavoro.
Per un’organizzazione di circa dieci persone, questa possibilità è particolarmente importante.
Le piccole imprese hanno spesso esigenze operative molto simili a quelle delle grandi aziende, ma non dispongono necessariamente delle stesse risorse economiche, tecniche e organizzative.
Un sistema modulare permette di affrontare queste esigenze con gradualità.
Inoltre, lavorando su un’infrastruttura sotto il proprio controllo, l’azienda può definire le modalità di accesso e condivisione dei dati, riducendo la dipendenza da una moltitudine di piattaforme esterne. Le applicazioni specialistiche, come Brevo, continuano a essere utilizzate quando offrono funzionalità necessarie.
La lezione di questo caso: non serve digitalizzare l’ufficio, serve ripensarlo
La pandemia ha costretto moltissime aziende a introdurre in fretta strumenti per il lavoro a distanza.
In molti casi, però, lo smart working si è limitato a trasferire online le abitudini dell’ufficio tradizionale: riunioni su una piattaforma, documenti su un’altra, attività gestite tramite email e informazioni sparse tra diversi servizi.
Questa web agency ha seguito un percorso differente, anche perché la sua storia è cominciata proprio quando il lavoro in presenza era diventato impossibile.
Non ha dovuto trasferire online un’organizzazione consolidata. Ha potuto costruirla direttamente in un ambiente digitale.
E quando l’emergenza sanitaria è terminata, il sistema non ha perso la propria utilità.
Al contrario, ha continuato a evolversi, accompagnando l’azienda dalle prime esigenze di comunicazione fino alla realizzazione di applicazioni interne.
Il valore di Nextcloud, in questo caso, non sta nell’aver sostituito cinque servizi diversi con cinque applicazioni alternative. Sta nell’aver fornito un ambiente comune, coerente e adattabile, nel quale persone, documenti, attività e dati possono convivere.
Un ambiente che può crescere insieme all’azienda e alle competenze delle persone che lo utilizzano.
Perché il vero obiettivo della digitalizzazione non dovrebbe essere quello di aggiungere strumenti al lavoro, ma quello di rendere il lavoro più semplice.
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